در جلسات هفته اول اقدامات لازم برای کمیته اجرایی و کمیته علمی نهایی شد.
همچنین آماده سازی فرم ارزیابی اولیه رویداد برای جلسه بعد تصویب شده و همکاران تیم اجرایی از اقدامات انجام شده و در دست اجرا گزارشی را ارائه دادند.
در ادامه کارگاه های پیش از رویداد برای جلسه بعدی برنامه ریزی شده و اقدامات مشترک بین مسئول هماهنگی و روابط عمومی تعیین شد.
همکاران نیز مراکز فعال در حوزه هوشمندسازی را پیشنهاد کردند.
تصویب شد برای هر محور یک محصول ارائه شود و تغییرات لازم در سایت مورد بررسی قرار بگیرد.
شیوه نامه ورژن 7 ادیت شد و فرم ارزیابی تهیه شده توسط دکتر هوشمندجا ارائه شد.
دستمزد اساتید مدعو برای کارگاه ها تخمین زده شد و فرم ارزیابی اثربخشی رویداد توسط دبیرخانه نیز تهیه خواهد شد.
براساس تصمیم دانشگاه و با درنظر گرفتن نظر مخاطبان ایبال تک در سالن همایش های رازی دانشگاه ایران برگزار خواهد شد.
تصمیم بر برگزاری کارگاه های حضوری و آنلاین شد و تمی کنگره بین المللی هوش مصنوعی در علوم پزشکی به تیم رویداد ایبال تک اضافه شد.
همچنین اقدامات لازم برای اطلاع رسانی به شرکت ها، دانشگاه ها و مراکز فعال در حوزه هوش مصنوعی انجام شد.
جهت اطلاع رسانی بهتر گروه تولید محتوا در نرم افزار بله تشکیل و راهنمای ثبتنام رویداد و کارگاه ها نیز تهیه و تنظیم شد.
بودجه توسط دکتر هاشمیان برآورد و حکم انتصاب همکاران اجرایی و علمی نیز ارائه خواهد شد.